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Hinweis: Dies ist kein Eigenbeitrag von ContentNachSchub. Es handelt sich um ein praxisnahes Demonstrationsbeispiel, wie ein optimierter Fachartikel für Unternehmen aus der Branche IT-Systemhäuser aufgebaut ist.

RATGEBER · INTERNE IT ODER EXTERNES SYSTEMHAUS

Ab wann sich ein externes IT-Systemhaus lohnt – und was intern bleiben sollte

Auf einen Blick (Key Takeaways):

• Keine feste Mitarbeiterzahl: Die Schwelle hängt weniger an der Größe als an der Abhängigkeit von der IT, der geforderten Fachbreite und dem Ausfallrisiko.
• Grobe Orientierung: Etwa ab 10–15 Arbeitsplätzen wird eine strukturierte Betreuung nötig – eine einzelne interne Kraft stößt in vielen Betrieben früh an Grenzen.
• Der Ein-Personen-Engpass: Eine interne IT-Kraft kann Urlaub, Krankheit und die enorme Themenbreite von heute kaum allein abdecken.
• Es ist keine Entweder-oder-Frage: Interne IT und Systemhaus lassen sich kombinieren – die interne Kraft steuert, das Systemhaus liefert Tiefe und Vertretung.
• Rechnen Sie die Vollkosten: Gehalt ist nur ein Teil – Weiterbildung, Tools, Vertretung und Wissensrisiko gehören in den Vergleich.

Die falsche Frage: „Ab wie vielen Mitarbeitern?"

„Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein externes IT-Systemhaus?" – so wird die Frage meist gestellt, und so lässt sie sich nicht sauber beantworten. Denn die reine Mitarbeiterzahl sagt wenig darüber aus, wie viel IT ein Betrieb tatsächlich braucht. Ein zehnköpfiges Ingenieurbüro mit komplexer Software, sensiblen Daten und hoher Abhängigkeit von funktionierenden Systemen hat einen ganz anderen Bedarf als ein Handwerksbetrieb gleicher Größe mit ein paar Bürorechnern. Die bessere Frage lautet daher: Wie abhängig sind wir von unserer IT, wie breit ist der Bedarf, und was kostet uns ein Ausfall?

Diese drei Faktoren – Abhängigkeit, Fachbreite und Ausfallrisiko – bestimmen, wann interne Kräfte allein nicht mehr ausreichen. Als grobe Orientierung zeigt die Praxis: Etwa ab 10 bis 15 Arbeitsplätzen wird eine strukturierte, verlässliche IT-Betreuung nötig, die sich nicht mehr „nebenbei" von einem technikaffinen Mitarbeiter erledigen lässt. Wo genau die Schwelle liegt, hängt aber vom einzelnen Betrieb ab – nicht von einer Tabelle.

Der Ein-Personen-Engpass

Der klassische erste Schritt ist, eine interne IT-Kraft einzustellen. Das funktioniert – bis es an Grenzen stößt, und diese Grenzen kommen schneller, als viele denken. Eine einzelne Person soll heute Server, Netzwerk, Clients, Cloud-Dienste, IT-Sicherheit, Backup, Datenschutz und den täglichen Anwendersupport abdecken. Diese Themenbreite hat in den letzten Jahren enorm zugenommen; niemand ist in allem gleich tief. Kommt eine Spezialfrage – etwa zu NIS-2, einer Cloud-Migration oder einem Sicherheitsvorfall –, fehlt oft das Know-how, und es muss ohnehin externe Hilfe her.

Dazu kommt das Vertretungsproblem. Ist die interne IT-Kraft im Urlaub oder krank, steht die Betreuung still – ausgerechnet dann, wenn ein Ausfall besonders teuer wäre. Und scheidet sie aus dem Unternehmen aus, geht wertvolles Wissen verloren, das oft nur in einem Kopf steckt. Ein Systemhaus verteilt dieses Wissen auf ein Team, sichert Vertretung und deckt die gesamte Themenbreite ab. Das ist der eigentliche Kern der Make-or-Buy-Entscheidung – nicht die Frage, wer den Drucker anschließt.

Hinzu kommt der Arbeitsmarkt. Qualifizierte IT-Fachkräfte sind knapp und umworben; kleine und mittlere Betriebe konkurrieren dabei mit Konzernen und spezialisierten IT-Firmen um dieselben Leute. Selbst wer bereit ist, ein gutes Gehalt zu zahlen, findet nicht immer jemanden – und wer jemanden findet, muss die Stelle dauerhaft attraktiv halten, damit die Fachkraft bleibt. Ein Systemhaus löst dieses Problem strukturell: Es beschäftigt die Fachkräfte, hält deren Wissen aktuell und stellt Ihnen deren Leistung zur Verfügung, ohne dass Sie selbst zum Arbeitgeber im umkämpften IT-Markt werden müssen.

Kein Entweder-oder – und die ehrliche Kostenrechnung

Wichtig zu wissen: Interne IT und externes Systemhaus schließen sich nicht aus. In vielen Mittelständlern ist die Kombination die beste Lösung – die interne Kraft kennt die Abläufe, steuert Dienstleister und ist erster Ansprechpartner für die Kollegen, während das Systemhaus fachliche Tiefe, Spezialwissen, Vertretung und den Betrieb rund um die Uhr liefert. So behalten Sie die Kontrolle im Haus und gewinnen zugleich Breite und Ausfallsicherheit von außen.

Für die Entscheidung sollten Sie ehrlich rechnen. Eine interne IT-Kraft kostet mehr als ihr Gehalt: Lohnnebenkosten, kontinuierliche Weiterbildung in einem schnelllebigen Feld, Software- und Monitoring-Werkzeuge, sowie das Risiko, dass Wissen mit der Person das Haus verlässt. Ein Systemhaus bündelt diese Posten in einer kalkulierbaren monatlichen Pauschale und verteilt das Wissen auf ein Team. Ob intern, extern oder kombiniert am wirtschaftlichsten ist, ergibt sich erst, wenn Sie diese Vollkosten gegenüberstellen – nicht aus dem Gehaltsvergleich allein.

Make-or-Buy-Fragen Ihrer Kunden – klar beantwortet

Genau solche Entscheidungsfragen macht ContentNachSchub aus dem Kundenalltag einer Branche zu verständlichen Fachartikeln. Dieser Beitrag ist ein Beispiel dafür. Im kostenlosen Strategiegespräch zeigen wir, wie Sie die wiederkehrenden Fragen Ihrer Kunden planbar auffindbar beantworten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Über ContentNachSchub: Uwe Thiel, Gründer von ContentNachSchub – macht aus den echten Fragen Ihrer Kunden planbar auffindbare Fachinhalte. Weitere Fachbeiträge und das Angebot für IT-Systemhäuser und Software.